Dietas y gastos de kilometraje en 2023: Todo lo que necesitas saber en España

Conceptos:

Los Gastos de Locomoción son las compensaciones económicas que la empresa otorga al trabajador por los gastos de viaje fuera de su lugar de trabajo habitual. Cuando se utiliza el vehículo privado del empleado para actividades laborales, se habla de Kilometraje, excluyendo el uso de medios de transporte públicos.

Por otro lado, una Dieta es el monto económico destinado por la empresa para cubrir los gastos de manutención y estancia en viajes de trabajo.

En cuanto al Kilometraje, abarca los gastos derivados del uso del vehículo para fines laborales, como combustible, mantenimiento, desgaste, impuestos y seguro. No se incluyen multas de tráfico y aparcamiento. Los gastos adicionales, como peajes y estacionamientos, se pagan aparte.

En cuanto a los Gastos de Locomoción por transporte público, se justifican mediante billetes de tren, autobús, avión o barco, bonos de transporte público, peajes y facturas de taxi.

En el caso de las Dietas, se pueden dividir en:

• gastos de manutención (restaurantes y establecimientos de hostelería)
• y gastos de estancia (hoteles y otros alojamientos).

Es importante destacar que la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (LIRPF) no considera salario las asignaciones por gastos de locomoción, estancia y manutención en establecimientos de hostelería, siempre que no superen los límites establecidos reglamentariamente para su exención (Artículo 17.1 de la LIRPF y Artículo 9 del RIRPF).

Dietas y gastos de kilometraje exentos en 2023

Según establece el Artículo 9 del RIRPF) están exentas de gravamen «las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites señalados en este artículo».

Gastos de Kilometraje

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido por el uso de automóviles y en 0,106 euros por kilómetro recorrido por el uso de motocicletas, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen (actualizado  según la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio).

Gastos de Manutención y estancia:

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual.

Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.

En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

Ha de cumplirse una serie de condiciones para acceder a esta exención:

• Debe existir un desplazamiento del municipio distinto de aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual del empleado y del que constituya su residencia.
• El desplazamiento y permanencia del trabajador no debe superar los nueve meses de forma continuada.
• Los gastos por estancia y manutención deben producirse en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, lo que excluye de este tratamiento a los gastos que pueden producirse en casas de familiares, amigos, etc.
• Las cuantías máximas que se exceptúan de gravamen puede visionarlas en la siguiente tabla:

Gastos de locomoción en relaciones laborales especiales

También para contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente (representantes de comercio), cuando los gastos de locomoción le sean resarcidos específicamente por las empresas a quienes presten sus servicios y puedan justificar la realidad de sus desplazamientos, también se ha elevado de 0,19 € a 0,26 € el importe a deducir de sus ingresos, para la determinación de sus rendimientos netos por gastos de locomoción, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Cotización a la Seguridad Social

En el ámbito laboral, el artículo 147 del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social (TRLGSS) establece que las asignaciones para gastos de viaje y locomoción, así como los gastos normales de manutención y estancia en municipios diferentes al lugar de trabajo habitual y residencia del trabajador, no se computarán en la base imponible. Esto se ajusta a la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).