En esta artículo, nuestro departamento de Asesoría Fiscal analiza las novedades en el Deposito de cuentas Anuales introducidas tras la publicación, el pasado 8 de mayo de 2024 de las siguientes resoluciones, que introducen modificaciones en los modelos oficiales a los que se refiere la Resolución de 18 de mayo de 2023, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública:

Resolución de 23 de abril de 2024, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, referida a los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.
Resolución de 23 de abril de 2024, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, referida a los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas de los sujetos obligados a su publicación.

De este modo, nuestro departamento de Asesoría Fiscal actualiza la información relativa al depósito de cuentas anuales, publicada en el artículo «Cuentas Anuales 2022: Novedades y Cambios en el Registro Mercantil, para incluir las novedades que se han producido en el ejercicio 2023. Estas modificaciones, implementadas por las Resoluciones de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, afectan tanto a los modelos individuales como a los consolidados. A continuación, detallamos los cambios más relevantes que se deben tener en cuenta para cumplir con las nuevas normativas y garantizar una correcta presentación de las cuentas en el Registro Mercantil.

Entre las principales novedades destacan la incorporación de información sobre la presencia de mujeres en los órganos de gobierno, ajustes en los test de errores, y modificaciones en el contenido de la memoria tanto para los modelos normales como para las pymes. Asimismo, se introduce la obligatoriedad de presentar las cuentas anuales consolidadas en formato electrónico único europeo (ESEF) para aquellos grupos que aplican las normas internacionales de contabilidad.

Estas actualizaciones buscan mejorar la transparencia y la calidad de la información financiera presentada, alineándose con las normativas nacionales e internacionales vigentes. Para una comprensión completa y detallada de estos cambios, te invitamos a continuar leyendo nuestro análisis en profundidad.

Qué son las cuentas anuales

Las cuentas anuales de una empresa son documentos contables que reflejan su situación financiera, siendo consultables por partes interesadas. Se presentan anualmente en el Registro Mercantil e incluyen información sobre pérdidas, ganancias, balance de situación, patrimonio neto y flujos de efectivo. Estos datos brindan una radiografía de la actividad y evolución de la empresa. El depósito de cuentas anuales es una obligación legal que demuestra transparencia y fiabilidad, y también proporciona un análisis útil para tomar decisiones futuras.

Qué empresas están obligadas a Depositar las Cuentas Anuales

En general, cualquier empresa está obligada a presentar las cuentas anuales. Los tipos de sociedades que deben cumplir con esta obligación son:

Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL)
Sociedades Anónimas (SA)
Sociedades Comanditarias por Acciones y de Garantía Recíproca
Fondos de Pensiones
Cualquier empresa que, de acuerdo con la normativa vigente, esté obligada a publicar sus cuentas anuales

Qué documentos componen las cuentas anuales de una empresa

Las cuentas anuales de una empresa incluyen cinco documentos principales: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos proporcionan información detallada sobre la situación financiera y los resultados de la empresa.

El balance de situación muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa en un momento determinado.
La cuenta de pérdidas y ganancias muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un período de tiempo y determina si ha tenido beneficios o pérdidas.
El estado de cambios en el patrimonio neto registra cualquier cambio en el capital y las reservas de la empresa.
El estado de flujos de efectivo muestra los movimientos de efectivo dentro de la empresa.
Por último, la memoria proporciona información adicional sobre el ejercicio y explica los resultados de la empresa en mayor detalle.

Plazos de presentación de las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales se presentan una vez finalizado el ejercicio contable, generalmente al final del año natural.

Como ya mencionamos en un artículo sobre el Impuesto de Sociedades, el ejercicio contable no tiene porque coincidir con el año natural.

A continuación, se detallan los plazos a tener en cuenta. suponiendo que el ejercicio finaliza el 31 de diciembre:

Elaboración de las cuentas anuales: Este proceso comienza al finalizar el año contable y debe cerrarse antes del 31 de marzo, siguiendo las pautas establecidas por el Plan General de Contabilidad (PGC: tres meses posteriores al cierre).
Legalización de los libros contables: Se puede completar este trámite hasta el 31 de abril. Consiste en llevar a cabo los procedimientos necesarios para validar y certificar los libros contables de la empresa (Cuatro meses después del cierre).
Presentación de las cuentas anuales a la junta general de la empresa: El plazo límite para este paso es el 30 de junio. En esta etapa, las cuentas anuales se presentan ante la junta general de accionistas o socios de la empresa para su aprobación (Seis meses posteriores al cierre).
Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil antes del 30 de julio (30 días después de su aprobación por la junta). Este paso implica presentar oficialmente los informes financieros y otros documentos requeridos ante el organismo correspondiente.

Qué documentos deben presentarse al Registro Mercantil

En el momento de presentar las cuentas anuales ante el Registro Mercantil, se deben aportar los siguientes documentos:

Solicitud firmada por la persona responsable de presentar las cuentas.
Certificado del acuerdo de la junta o del órgano social competente que aprueba las cuentas anuales.
Un ejemplar del informe de gestión, que proporciona información detallada sobre la actividad y situación de la empresa durante el ejercicio.
Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas, en caso de que la sociedad esté obligada a realizar una auditoría o si algún miembro de la sociedad haya solicitado una auditoría independiente.
Un ejemplar del informe de los negocios con acciones de la empresa, si la empresa o sociedad está obligada a presentarlo.
Una certificación que asegure que las cuentas depositadas coinciden con las cuentas auditadas.

Estos documentos son fundamentales para respaldar la veracidad y exactitud de las cuentas anuales presentadas y asegurar su cumplimiento legal.

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Novedades en la presentación de cuentas de 2023

El Registro Mercantil ha publicado nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales en 2023. Estos modelos presentan cambios significativos que deben tener en cuenta quienes vayan a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Cambios generales para todos los modelos (Normal, Abreviado y Pymes):

Hoja de identificación:
- Se ha incluido información sobre el número de mujeres que pertenecen al órgano de gobierno y el total de miembros del mismo.
- Se elimina la información redundante del porcentaje de mujeres en el órgano de gobierno, que se había incluido en la reforma del año pasado
Test de errores:
- Se han introducido nuevos test de errores para mejorar la calidad de la información sobre el número de mujeres en el órgano de gobierno (GRA Consultores Asesores Valencia).

Cambios específicos por modelo:

Modelo Normal:
- Contenido de la memoria: Se ha modificado el apartado 27, incorporando información sobre el número de facturas e importes cuyo plazo de pago se encuentra dentro de lo establecido por el artículo 4 de la Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. También se debe informar de los porcentajes que estos cálculos suponen sobre el total de facturas e importes.
Modelo Pyme:
- Hoja medioambiental: Se ha eliminado la referencia a las «emisiones alcance 3», relativas a las emisiones indirectas de proveedores y clientes en la cadena de valor. El resto de la información solicitada en este cuadro se mantiene de cumplimiento voluntario.
Cuentas anuales consolidadas:
- Contenido de la memoria consolidada: Se ha modificado el apartado 31 para incluir información sobre el número de facturas e importes cuyo plazo de pago se encuentra dentro del plazo establecido por el artículo 4 de la Ley 3/2004. Además, se informará de los porcentajes que estos cálculos suponen sobre el total de facturas e importes
- Formato electrónico europeo: Los grupos obligados a depositar las cuentas anuales consolidadas en formato electrónico único europeo (ESEF) deben generar el fichero correspondiente según las normas y especificaciones de la Taxonomía XBRL, disponible en la página web de la European Securities and Markets Authority (ESMA). Taxonomía ESEF.
- Test de errores: Nuevos test de errores se han introducido específicamente para mejorar la calidad de las hojas IDC2.1 e IDC2.2 de identificación de la estructura del grupo

Programas y recursos para la presentación de cuentas anuales

Además de las novedades en los modelos de presentación de las cuentas anuales de 2022, el Registro Mercantil ofrece una serie de programas y recursos que facilitan la gestión y el depósito de las mismas de manera telemática y sin necesidad de acudir a las oficinas.

Depósito de cuentas anuales y legalización de libros

El depósito de cuentas anuales se puede realizar de manera telemática a través de la página web del Registro Mercantil. Además, también se puede proceder a la legalización de libros contables, instrumentos y actas en formato digital sin necesidad de desplazamientos.

Actualización o modificación de titulares reales

Para la actualización o modificación de los titulares reales de una sociedad, el Registro Mercantil ofrece la posibilidad de realizar dichas gestiones de forma telemática, lo que agiliza el proceso y evita desplazamientos innecesarios.

Inscripción de prestadores de servicios

Para prestar servicios relacionados con el depósito de cuentas anuales, la legalización de libros, entre otros, es necesario inscribirse previamente en el Registro de Auditores, Contadores y Administradores Concursales.

Aplicación de firma electrónica Autofirma

El Registro Mercantil recomienda el uso de la aplicación Autofirma del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para la firma electrónica de los documentos necesarios para el depósito de las cuentas anuales y otros trámites. Asimismo, en su página web se pueden encontrar los manuales y guías necesarias para su correcta instalación y uso.

Puede ser de tu interés: «Sanciones por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil«

Importante: cumplimentación correcta de la declaración de identificación del titular real

La correcta cumplimentación de la declaración de identificación del titular real es crucial para la presentación de las cuentas anuales de 2022 en el Registro Mercantil. A continuación se detallan las principales cuestiones que deben tenerse en cuenta en relación a este trámite:

Preguntas frecuentes, ejemplos y vídeos

El Registro Mercantil ofrece recursos para ayudar a las empresas a cumplimentar correctamente la declaración de identificación del titular real, incluyendo preguntas frecuentes, ejemplos y vídeos explicativos. Es importante que las empresas consulten estos recursos antes de proceder a la cumplimentación de la declaración.

Gestión de la titularidad real de una sociedad

Las empresas deben asegurarse de que la información sobre la titularidad real de la sociedad esté actualizada y sea precisa. El Registro Mercantil ofrece información sobre cómo actualizar o modificar los datos de la titularidad real de una sociedad.

Notificaciones de defectos y subsanación

El Registro Mercantil puede emitir una notificación de defectos si se detecta algún error o falta de información en la declaración de identificación del titular real. Es importante que las empresas estén al tanto de estas notificaciones y procedan a la subsanación de los errores en el plazo establecido.

Advertencias sobre presentaciones con especificaciones anteriores

El Registro Mercantil advierte que las empresas que presenten las cuentas anuales con las especificaciones anteriores a las nuevas normas para 2022 (que incluyen novedades en la declaración de identificación del titular real) se exponen a recibir una notificación de defectos y a tener que subsanarlos.

Consecuencias de no depositar las Cuentas Anuales

La falta de presentación de las cuentas anuales puede tener diversas consecuencias legales y financieras, entre las cuales se incluyen:

Multas y sanciones: El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer multas que van desde 1.200 euros hasta 60.000 euros, y en casos de sociedades con un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, la multa puede elevarse hasta 300.000 euros por cada año de retraso (según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital).
Cierre provisional de la hoja registral: Si transcurre un año desde el cierre del ejercicio sin presentar las cuentas, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, lo que impide la inscripción de documentos en el registro, excepto en casos específicos establecidos por la ley.
Empeoramiento de la opinión de crédito: La falta de información financiera puede afectar negativamente la opinión de crédito de las empresas especializadas en informes de solvencia, lo que puede resultar en una reducción de crédito o en la negativa de otorgarlo por parte de bancos y proveedores.
Disminución en el crédito asignado por entidades de crédito y caución: La falta de información financiera puede llevar a que las empresas de crédito y caución no aseguren los créditos de la empresa o los reduzcan significativamente.
Restricciones en el crédito por desconfianza de entidades financieras: La falta de presentación de cuentas puede generar desconfianza en las entidades financieras, lo que dificulta la concesión de crédito bancario o comercial.
Responsabilidad del administrador: La no presentación de las cuentas puede implicar que el administrador no haya actuado con la debida diligencia de un empresario responsable, lo que podría dar lugar a reclamaciones por parte de la sociedad, los socios o terceros afectados.
Responsabilidad del administrador en caso de insolvencia: En caso de insolvencia de la sociedad, la falta de presentación de las cuentas anuales puede llevar a que el administrador sea responsable de las deudas de la empresa, según lo establecido en la Ley Concursal.
Revocación del NIF de la sociedad: Con la entrada en vigor del Real Decreto 249/2023, la Administración tributaria podrá revocar el número de identificación fiscal asignado cuando en el curso de las actuaciones de comprobación realizadas o en las demás actuaciones y procedimientos de aplicación de los tributos, se acredite (entre otras circunstancias) el incumplimiento durante cuatro ejercicios consecutivos de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Que podemos hacer desde Lam, Asesoría de Empresas, para ayudar a tu empresa o negocio.

Esperamos que esta información haya sido de tu interés. Si eres una empresa y necesitas ayuda o quieres recibir asesoramiento, sobre este o cualquier otro tema que le preocupe, pongase en contacto con este despacho profesional y desde nuestro departamento de asesoría fiscal trataremos de solucionar sus dudas.

Se recomienda consultar con un asesor legal o experto contable para obtener información específica y actualizada sobre las consecuencias de no presentar las cuentas anuales en un contexto determinado.

En Lam, Asesoría de Empresas, S.L. llevamos desde 2002 prestando servicios de Asesoramiento Jurídico, Asesoría Fiscal, Asesoría Laboral y Asesoría Contable-Financiera a Empresas, Pymes y Autónomos.

Fuentes: