En esta artículo, nuestro departamento de Asesoría Fiscal analiza las novedades en el Deposito de cuentas Anuales introducidas tras la publicación, el pasado 30 de mayo de 2023 de la Resolución de 18 de mayo de 2023, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, referida a los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.
El Registro Mercantil ha publicado los nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales de 2022, con importantes cambios como la eliminación de la hoja Covid en todos los modelos individuales y la inclusión del porcentaje de mujeres en el órgano de Administración en la hoja de identificación. También se han añadido campos adicionales en la hoja de titularidad real y se pueden reportar de forma voluntaria cinco indicadores en materia medioambiental. Además, se ofrecen diversos recursos y programas para la presentación telemática y la legalización de libros.
Contenido
Qué son las cuentas anuales
Las cuentas anuales de una empresa son documentos contables que reflejan su situación financiera, siendo consultables por partes interesadas. Se presentan anualmente en el Registro Mercantil e incluyen información sobre pérdidas, ganancias, balance de situación, patrimonio neto y flujos de efectivo. Estos datos brindan una radiografía de la actividad y evolución de la empresa. El depósito de cuentas anuales es una obligación legal que demuestra transparencia y fiabilidad, y también proporciona un análisis útil para tomar decisiones futuras.
Qué empresas están obligadas a Depositar las Cuentas Anuales
En general, cualquier empresa está obligada a presentar las cuentas anuales. Los tipos de sociedades que deben cumplir con esta obligación son:
- Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL)
- Sociedades Anónimas (SA)
- Sociedades Comanditarias por Acciones y de Garantía Recíproca
- Fondos de Pensiones
- Cualquier empresa que, de acuerdo con la normativa vigente, esté obligada a publicar sus cuentas anuales
Qué documentos componen las cuentas anuales de una empresa
Las cuentas anuales de una empresa incluyen cinco documentos principales: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos proporcionan información detallada sobre la situación financiera y los resultados de la empresa.
- El balance de situación muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa en un momento determinado.
- La cuenta de pérdidas y ganancias muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un período de tiempo y determina si ha tenido beneficios o pérdidas.
- El estado de cambios en el patrimonio neto registra cualquier cambio en el capital y las reservas de la empresa.
- El estado de flujos de efectivo muestra los movimientos de efectivo dentro de la empresa.
- Por último, la memoria proporciona información adicional sobre el ejercicio y explica los resultados de la empresa en mayor detalle.
Plazos de presentación de las Cuentas Anuales
Las cuentas anuales se presentan una vez finalizado el ejercicio contable, generalmente al final del año natural.
Como ya mencionamos en un artículo sobre el Impuesto de Sociedades, el ejercicio contable no tiene porque coincidir con el año natural.
A continuación, se detallan los plazos a tener en cuenta. suponiendo que el ejercicio finaliza el 31 de diciembre:
Elaboración de las cuentas anuales: Este proceso comienza al finalizar el año contable y debe cerrarse antes del 31 de marzo, siguiendo las pautas establecidas por el Plan General de Contabilidad (PGC: tres meses posteriores al cierre).
Legalización de los libros contables: Se puede completar este trámite hasta el 31 de abril. Consiste en llevar a cabo los procedimientos necesarios para validar y certificar los libros contables de la empresa (Cuatro meses después del cierre).
Presentación de las cuentas anuales a la junta general de la empresa: El plazo límite para este paso es el 30 de junio. En esta etapa, las cuentas anuales se presentan ante la junta general de accionistas o socios de la empresa para su aprobación (Seis meses posteriores al cierre).
Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil antes del 30 de julio (30 días después de su aprobación por la junta). Este paso implica presentar oficialmente los informes financieros y otros documentos requeridos ante el organismo correspondiente.
Qué documentos deben presentarse al Registro Mercantil
En el momento de presentar las cuentas anuales ante el Registro Mercantil, se deben aportar los siguientes documentos:
- Solicitud firmada por la persona responsable de presentar las cuentas.
- Certificado del acuerdo de la junta o del órgano social competente que aprueba las cuentas anuales.
- Un ejemplar del informe de gestión, que proporciona información detallada sobre la actividad y situación de la empresa durante el ejercicio.
- Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas, en caso de que la sociedad esté obligada a realizar una auditoría o si algún miembro de la sociedad haya solicitado una auditoría independiente.
- Un ejemplar del informe de los negocios con acciones de la empresa, si la empresa o sociedad está obligada a presentarlo.
- Una certificación que asegure que las cuentas depositadas coinciden con las cuentas auditadas.
Estos documentos son fundamentales para respaldar la veracidad y exactitud de las cuentas anuales presentadas y asegurar su cumplimiento legal.
Puede ser de tu interés: «Impuesto sobre sociedades 2022: Todo lo que necesitas saber«
Novedades en la presentación de cuentas de 2022
El Registro Mercantil ha publicado nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales en 2022. Estos modelos presentan cambios significativos que deben tener en cuenta quienes vayan a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Eliminación de la hoja Covid
Una de las principales novedades en los nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales es la eliminación de la hoja Covid. Esto quiere decir que las empresas ya no tienen que incluir información sobre cómo ha afectado la pandemia de Covid-19 en su actividad económica.
Inclusión del porcentaje de mujeres en el órgano de administración
Otra de las novedades importantes es la inclusión en la hoja de identificación del porcentaje de mujeres en el órgano de Administración. Esta información se debe proporcionar en el apartado destinado a la composición del órgano de Administración de la entidad.
Campos adicionales en la hoja de titularidad real
El modelo de presentación de la hoja de titularidad real también ha sufrido cambios significativos. Ahora se solicitan campos adicionales que deben ser completados con información detallada sobre el país de expedición del documento y el tipo de documento. Algunas de las entidades beneficiarias también deberán facilitar los datos adicionales de las personas físicas o jurídicas a través de quienes actúan como intermediarios.
Desdoblamiento de las tablas I y III
En los nuevos modelos, las tablas I y III se desdoblan para mayor claridad. Esto quiere decir que los conceptos de la cuenta de pérdidas y ganancias y los desarrollos y variaciones del patrimonio se presentan por separado en cada una de las tablas.
Indicadores clave en materia medioambiental
Por último, se permite la reportación voluntaria de cinco indicadores clave relativos a la materia medioambiental en la hoja de información medioambiental. Esto significa que las empresas podrán informar acerca de su impacto en el medio ambiente y su compromiso en lo que respecta a la sostenibilidad.
Programas y recursos para la presentación de cuentas anuales
Además de las novedades en los modelos de presentación de las cuentas anuales de 2022, el Registro Mercantil ofrece una serie de programas y recursos que facilitan la gestión y el depósito de las mismas de manera telemática y sin necesidad de acudir a las oficinas.
Depósito de cuentas anuales y legalización de libros
El depósito de cuentas anuales se puede realizar de manera telemática a través de la página web del Registro Mercantil. Además, también se puede proceder a la legalización de libros contables, instrumentos y actas en formato digital sin necesidad de desplazamientos.
Actualización o modificación de titulares reales
Para la actualización o modificación de los titulares reales de una sociedad, el Registro Mercantil ofrece la posibilidad de realizar dichas gestiones de forma telemática, lo que agiliza el proceso y evita desplazamientos innecesarios.
Inscripción de prestadores de servicios
Para prestar servicios relacionados con el depósito de cuentas anuales, la legalización de libros, entre otros, es necesario inscribirse previamente en el Registro de Auditores, Contadores y Administradores Concursales.
Aplicación de firma electrónica Autofirma
El Registro Mercantil recomienda el uso de la aplicación Autofirma del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para la firma electrónica de los documentos necesarios para el depósito de las cuentas anuales y otros trámites. Asimismo, en su página web se pueden encontrar los manuales y guías necesarias para su correcta instalación y uso.
Puede ser de tu interés: «Sanciones por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil«
Importante: cumplimentación correcta de la declaración de identificación del titular real
La correcta cumplimentación de la declaración de identificación del titular real es crucial para la presentación de las cuentas anuales de 2022 en el Registro Mercantil. A continuación se detallan las principales cuestiones que deben tenerse en cuenta en relación a este trámite:
Preguntas frecuentes, ejemplos y vídeos
El Registro Mercantil ofrece recursos para ayudar a las empresas a cumplimentar correctamente la declaración de identificación del titular real, incluyendo preguntas frecuentes, ejemplos y vídeos explicativos. Es importante que las empresas consulten estos recursos antes de proceder a la cumplimentación de la declaración.
Gestión de la titularidad real de una sociedad
Las empresas deben asegurarse de que la información sobre la titularidad real de la sociedad esté actualizada y sea precisa. El Registro Mercantil ofrece información sobre cómo actualizar o modificar los datos de la titularidad real de una sociedad.
Notificaciones de defectos y subsanación
El Registro Mercantil puede emitir una notificación de defectos si se detecta algún error o falta de información en la declaración de identificación del titular real. Es importante que las empresas estén al tanto de estas notificaciones y procedan a la subsanación de los errores en el plazo establecido.
Advertencias sobre presentaciones con especificaciones anteriores
El Registro Mercantil advierte que las empresas que presenten las cuentas anuales con las especificaciones anteriores a las nuevas normas para 2022 (que incluyen novedades en la declaración de identificación del titular real) se exponen a recibir una notificación de defectos y a tener que subsanarlos.
Consecuencias de no depositar las Cuentas Anuales
La falta de presentación de las cuentas anuales puede tener diversas consecuencias legales y financieras, entre las cuales se incluyen:
Multas y sanciones: El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer multas que van desde 1.200 euros hasta 60.000 euros, y en casos de sociedades con un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, la multa puede elevarse hasta 300.000 euros por cada año de retraso (según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital).
Cierre provisional de la hoja registral: Si transcurre un año desde el cierre del ejercicio sin presentar las cuentas, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, lo que impide la inscripción de documentos en el registro, excepto en casos específicos establecidos por la ley.
Empeoramiento de la opinión de crédito: La falta de información financiera puede afectar negativamente la opinión de crédito de las empresas especializadas en informes de solvencia, lo que puede resultar en una reducción de crédito o en la negativa de otorgarlo por parte de bancos y proveedores.
Disminución en el crédito asignado por entidades de crédito y caución: La falta de información financiera puede llevar a que las empresas de crédito y caución no aseguren los créditos de la empresa o los reduzcan significativamente.
Restricciones en el crédito por desconfianza de entidades financieras: La falta de presentación de cuentas puede generar desconfianza en las entidades financieras, lo que dificulta la concesión de crédito bancario o comercial.
Responsabilidad del administrador: La no presentación de las cuentas puede implicar que el administrador no haya actuado con la debida diligencia de un empresario responsable, lo que podría dar lugar a reclamaciones por parte de la sociedad, los socios o terceros afectados.
Responsabilidad del administrador en caso de insolvencia: En caso de insolvencia de la sociedad, la falta de presentación de las cuentas anuales puede llevar a que el administrador sea responsable de las deudas de la empresa, según lo establecido en la Ley Concursal.
- Revocación del NIF de la sociedad: Con la entrada en vigor del Real Decreto 249/2023, la Administración tributaria podrá revocar el número de identificación fiscal asignado cuando en el curso de las actuaciones de comprobación realizadas o en las demás actuaciones y procedimientos de aplicación de los tributos, se acredite (entre otras circunstancias) el incumplimiento durante cuatro ejercicios consecutivos de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Que podemos hacer desde Lam, Asesoría de Empresas, para ayudar a tu empresa o negocio.
Esperamos que esta información haya sido de tu interés. Si eres una empresa y necesitas ayuda o quieres recibir asesoramiento, sobre este o cualquier otro tema que le preocupe, pongase en contacto con este despacho profesional y desde nuestro departamento de asesoría fiscal trataremos de solucionar sus dudas.
Se recomienda consultar con un asesor legal o experto contable para obtener información específica y actualizada sobre las consecuencias de no presentar las cuentas anuales en un contexto determinado.
En Lam, Asesoría de Empresas, S.L. llevamos desde 2002 prestando servicios de Asesoramiento Jurídico, Asesoría Fiscal, Asesoría Laboral y Asesoría Contable-Financiera a Empresas, Pymes y Autónomos.
Fuentes:
- Wolters Kluwer
- CEF – Fiscal Impuestos
- Sage Advice
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