La próxima implementación del nuevo sistema Verifactu se acerca, y nuestro departamento de Asesoría Fiscal en Madrid está listo para ayudarte. Esta novedad, resultado del desarrollo de la Ley Antifraude para las empresas, busca aportar transparencia al proceso de facturación. Con Verifactu, los contribuyentes y las empresas pueden enviar voluntariamente sus registros de facturación a la AEAT de manera automática y electrónica. Exploraremos en qué consiste Verifactu y cómo prepararte para su llegada.

Con la publicación de la ORDEN HAC/1177/2024 el 28 de octubre de 2024, hemos decidido ampliar nuestro artículo inicial para incorporar los últimos cambios en la normativa de facturación empresarial. Esta orden, que desarrolla el Real Decreto 1007/2023 y el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, establece nuevas especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los sistemas de facturación utilizados por empresarios y profesionales en España. A continuación, detallamos los aspectos clave que deben adoptarse en la implementación de Verifactu para asegurar el cumplimiento de estas nuevas obligaciones.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es una solución de facturación electrónica y gestión empresarial que ha sido desarrollada como parte de la Ley antifraude. Esta herramienta permite a autónomos y empresas emitir facturas verificables y realizar un intercambio de información fiscal y contable en tiempo real con la Agencia Tributaria.

Facturación electrónica y gestión empresarial

El nuevo sistema Verifactu afectará a todos los contribuyentes que realizan actividades económicas, ya sea que estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o al Impuesto sobre Sociedades.

Ten en cuenta que este proyecto no se aplica en las comunidades autónomas forales (donde existen sistemas propios), Canarias, Ceuta o Melilla. También quedan excluidas de esta normativa las empresas que ya están acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).

Además, VeriFactu permite remitir facturas verificables mediante mensajes en XML, lo que garantiza la autenticidad y seguridad de los documentos fiscales emitidos. Estas facturas se identifican fácilmente por la denominación ‘VERI*FACTU’, que las distingue de las facturas tradicionales.

Intercambio de información fiscal en tiempo real

Una de las características destacadas de VeriFactu es su capacidad para realizar un intercambio de información fiscal y contable en tiempo real con la Agencia Tributaria. Esto significa que, al utilizar este sistema, las empresas pueden enviar automáticamente las facturas a la Administración Tributaria, lo que simplifica la cumplimentación de los registros fiscales y favorece la transparencia ante la Administración y los clientes.

Además, el sistema VeriFactu no requiere firma electrónica en los registros de facturas verificables, lo que agiliza aún más la gestión y emisión de los documentos fiscales para las empresas y autónomos.

¿Cómo se Identifican las Facturas Verifactu?

Existen ciertas características que permitirán identificar las facturas Verifactu. Estas son las siguientes:

Código QR. Las facturas Verifactu deben incorporar necesariamente un código QR que contendrá una serie de datos identificativos.
Referencia al sistema Verifactu. Las facturas también deben indicar expresamente que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables, mediante la expresión «Veri*Factu».
Envío de información a la Hacienda. La factura Verifactu permitirá su envío a la Agencia Tributaria a través de un dispositivo de lectura de código QR.
Registro de eventos. Además de todo ello, debe existir un registro de cada factura y evento como respaldo.

Cuándo entra en vigor Verifactu

VeriFactu es un sistema de facturación electrónica y gestión empresarial desarrollado como parte de la Ley antifraude (Ley 11/2021). Esta solución afecta tanto a autónomos como a empresas que emiten facturas y requieren intercambiar información fiscal y contable en tiempo real con la Agencia Tributaria.

En cuanto a la implementación obligatoria de Verifactu, es necesario esperar la aprobación definitiva del Reglamento de la Ley Antifraude y adherirse al período de adaptación que este define. La fecha proyectada inicialmente es de 9 meses para los desarrolladores de software y comercializadores después de la aprobación del OM, y del 1 de julio de 2024 para el resto de los contribuyentes. Sin embargo, esta última fecha se retrasará debido a la publicación pendiente del desarrollo reglamentario.¿A quién afecta Verifactu?

En el caso de los autónomos, VeriFactu les permite cumplir con sus obligaciones tributarias de manera más eficiente, simplificando la gestión de facturación y agilizando la presentación de sus declaraciones de impuestos. Además, el sistema puede ayudarles a completar de forma automatizada autoliquidaciones y declaraciones fiscales.

Para las empresas, VeriFactu supone un importante avance en la gestión contable y administrativa, ya que les ofrece la posibilidad de enviar los registros de facturación a Hacienda en tiempo real, automatizar el envío de facturas a la Agencia Tributaria y remitir facturas verificables a través de mensajes en formato XML.

Además, VeriFactu no requiere la firma electrónica en los registros de facturas verificables, lo que facilita su implementación y uso por parte de los negocios. Con este sistema, las empresas pueden disfrutar de una mayor organización en sus operaciones contables y financieras, evitando posibles errores y agilizando sus procesos de facturación.

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Ventajas del sistema VeriFactu

Facilitación de declaraciones de impuestos y libros contables

Uno de los principales beneficios de los sistemas VeriFactu es la facilitación en la presentación de declaraciones de impuestos y libros contables. Estos programas de facturación electrónica y gestión empresarial permiten enviar los registros de facturación a Hacienda en tiempo real, lo que agiliza el proceso de cumplimiento de las obligaciones fiscales. Además, al enviar automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria y remitir facturas verificables a través de mensajes en XML, se reduce la carga administrativa y se minimizan los errores en la emisión de facturas.

Transparencia ante la Administración y los clientes

Otra ventaja importante de VeriFactu es la transparencia que ofrece tanto ante la Administración como ante los clientes. Al utilizar este sistema de facturación verificable, se indica claramente en las facturas emitidas la denominación ‘VERI*FACTU’, lo que brinda confianza y transparencia en las operaciones comerciales. Además, al intercambiar información fiscal y contable en tiempo real con la Agencia Tributaria, se fortalece la relación con las autoridades tributarias y se evitan posibles problemas legales o sanciones.

Agilización de procesos contables y administrativos

Los sistemas VeriFactu también ofrecen una gran ventaja en términos de agilización de procesos contables y administrativos. Al enviar los registros de facturación a Hacienda en tiempo real, se reduce la necesidad de realizar trámites manuales y se optimiza el tiempo dedicado a estas tareas. Además, la posibilidad de que Hacienda complete autoliquidaciones y declaraciones de impuestos de los empresarios que utilizan este sistema, agiliza aún más los procedimientos y minimiza errores en la presentación de documentos.

Apoyo en autoliquidaciones y declaraciones de impuestos

Por último, los sistemas VeriFactu brindan un importante apoyo en autoliquidaciones y declaraciones de impuestos. Al utilizar este programa de facturación electrónica y gestión empresarial, los autónomos y empresas pueden contar con herramientas y funcionalidades específicas para cumplir con las obligaciones fiscales de manera más eficiente y precisa. Esto no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, sino que también ayuda a evitar posibles errores o discrepancias en las autoliquidaciones y declaraciones de impuestos.

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VERI*FACTU: Publicadas las especificaciones técnicas para los sistemas de facturación

El Real Decreto 1007/2023, conocido también como el Reglamento VERI*FACTU, establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos utilizados en los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Además, define un formato estándar para los registros de facturación, introduciendo la obligación de un nuevo sistema de facturación electrónica que facilitará el control tributario por parte de la Agencia Tributaria. Este sistema cuenta con una serie de especificaciones técnicas.

Las facturas, tanto en formato papel como digital, deberán incorporar un código QR y, en el caso de las emitidas a través de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERIFACTU», incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o simplemente «VERIFACTU».

El propósito de esta orden ministerial es detallar los aspectos técnicos, funcionales y de contenido del Reglamento, que especifica las características necesarias para los sistemas informáticos de facturación, incluidos los requerimientos técnicos del código QR y la frase obligatoria en las facturas emitidas por estos sistemas.

Se establecen, además, ciertos requisitos mínimos para los sistemas de transmisión de información a la Administración Tributaria, como la conexión a Internet, gestión de certificados electrónicos, envío de registros de facturación y la capacidad de recibir y procesar respuestas de la Agencia Tributaria. Estos sistemas deberán garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros.

Adicionalmente, el sistema informático deberá asegurar la conservación y accesibilidad de todos los registros de facturación, así como la detección de posibles fallos y anomalías.

Para cumplir con estas normativas, será necesaria una «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN», que certifique que el sistema opera exclusivamente como «VERIFACTU» o «Sistemas de emisión de facturas verificables» y cumple con los requisitos específicos. El sistema puede comenzar a operar bajo el modelo VERIFACTU en cualquier momento, pero deberá mantenerse al menos hasta el 31 de diciembre del último año en que haya funcionado como tal.

Por último, el obligado tributario deberá poder enviar sus registros de facturación conservados mediante un sistema seguro de transmisión electrónica a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Entrada en vigor

La ORDEN HAC/1177/2024 entrará en vigor el día siguiente a su publicación en el BOE, es decir, el 29 de octubre de 2024. Esta entrada en vigor es esencial para los plazos de adaptación estipulados por el Reglamento VERI*FACTU, que, aunque vigente desde el 7 de diciembre de 2023, otorgaba a los distintos sujetos un periodo de adecuación a las nuevas exigencias técnicas. A continuación, detallamos estos plazos:

Los sujetos obligados, incluyendo empresas, empresarios y profesionales que utilicen sistemas de facturación, deberán contar con sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos establecidos en el reglamento y su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
Los productores y comercializadores de estos sistemas informáticos deberán poner a disposición productos completamente adaptados al reglamento en un plazo máximo de nueve meses a partir de la entrada en vigor de esta orden ministerial. No obstante, los sistemas cubiertos por contratos de mantenimiento plurianuales suscritos antes de dicho plazo deberán cumplir con el reglamento antes del 1 de julio de 2025.
Además, en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden, la Agencia Tributaria (AEAT) habilitará el servicio de recepción de registros de facturación emitidos por los «Sistemas de emisión de facturas verificables».

Estos plazos permitirán a los distintos actores involucrados ajustar sus sistemas y procesos conforme a los requisitos de VERI*FACTU.

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu

En esta sección, encontrarás respuestas a las preguntas más frecuentes relacionadas con VeriFactu, su normativa, funcionamiento y las obligaciones que implica para autónomos y empresas.

Requisitos y normativa que deben cumplir

Para utilizar VeriFactu, es preciso cumplir con ciertos requisitos y normativa establecidos. Algunos de los aspectos que debes tener en cuenta son:

Contar con un sistema de facturación electrónica compatible.
Realizar la emisión de facturas verificables en tiempo real.
Incluir la denominación ‘VERI*FACTU’ en las facturas emitidas.
No se requiere firma electrónica en los registros de facturas verificables.

Funcionamiento del sistema VeriFactu

El sistema VeriFactu permite la emisión de facturas verificables y el intercambio de información fiscal en tiempo real con la Agencia Tributaria. Algunos aspectos importantes de su funcionamiento son:

La información de las facturas se envía automáticamente a la Agencia Tributaria mediante mensajes en XML.
Se envían los registros de facturación a Hacienda en tiempo real.
Posibilidad de que Hacienda complete autoliquidaciones y declaraciones de impuestos.

Obligaciones para autónomos y empresas

El uso de VeriFactu implica ciertas obligaciones para los autónomos y empresas. Algunas de estas obligaciones son:

Emitir facturas verificables utilizando el sistema VeriFactu.
Mantener actualizados los registros de facturación y enviarlos en tiempo real.
Cumplir con la normativa establecida por la Ley antifraude.
Prestar colaboración y facilitar la información requerida por la Agencia Tributaria.

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