Tanto empresarios como profesionales, ambos denominados sujetos pasivos del IVA, están obligados a registrar sus operaciones en los libros registro de IVA, dentro del plazo determinado para la liquidación y pago de impuestos. Desde nuestro departamento de asesoría fiscal te lo explicamos en detalle. ¡No te lo pierdas!
En estos libros de registro de IVA debe reflejarse, entre otras muchas cosas, tanto el IVA repercutido a sus clientes, como el soportado en la compra de productos o contratación de servicios a proveedores.
En este artículo veremos::
- Libros registro de IVA
- Libro registro de facturas expedidas.
- Libro registro de facturas recibidas.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
- Plazos para las anotaciones registrales.
- Rectificación de las anotaciones registrales
- Presentación de los libros registro de IVA
- Como podemos ayudarte desde Lam, Asesoría de Empresas.
Libros registro de IVA
Los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deben registrar sus operaciones dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del impuesto.
La contabilidad deberá permitir determinar con precisión:
- El importe total del IVA repercutido a sus clientes.
- El importe total del impuesto soportado en la adquisición de bienes y servicios a sus proveedores.
Estos libros obligatorios del IVA vienen recogidos en el artículo 62 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de Diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, en el que se habla de las obligaciones contables de los sujetos pasivos.
Con carácter general los Libros registro del IVA son los siguientes:
Los libros pueden ser llevados por medios electrónicos o informáticos en cuyo caso, se exige que conserven en soporte magnético u óptico, durante el periodo de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos.
En el caso de empresarios con un periodo de presentación de autoliquidaciones de IVA mensual, los Libros registro del IVA deberán llevarse a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
Libro registro de facturas expedidas.
En el libro registro de facturas expedidas se inscribirán, una por una, las facturas expedidas por todas las operaciones sujetas al IVA, lo que incluye las operaciones exentas y de autoconsumo, así como las facturas rectificativas.
En el libro registro de facturas expedidas se consignarán: el número y, en su caso, serie, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
En cualquier caso, se anotarán de forma separada de las restantes operaciones las facturas rectificativas.
Las facturas se registrarán separadamente una a una, aunque pueden:
Sustituirse por asientos resúmenes diarios en los que se harán constar la fecha en que se hayan expedido, base imponible global, el tipo impositivo, la cuota global de facturas o documentos sustitutivos numerados correlativamente y expedidos en la misma fecha, y los números inicial y final de los documentos anotados, siempre que se cumplan simultáneamente los siguientes requisitos:
Que en los documentos expedidos no sea preceptiva la identificación del destinatario.
Que las operaciones documentadas se realicen dentro de un mismo mes natural.
Que a las operaciones les sea aplicable el mismo tipo impositivo.
- Anotarse en varios asientos correlativos una misma factura cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
Libro registro de facturas recibidas.
En el libro de facturas recibidas deberán anotarse las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas, numeradas correlativamente, correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.
La numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones que lo justifiquen.
En particular, se anotarán:
Las facturas correspondientes a las entregas que den lugar a las adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto.
En los casos de inversión del sujeto pasivo, la factura original o el justificante contable de la operación expedido por quien realice una entrega de bienes o una prestación de servicios.
Las cuotas tributarias correspondientes a las operaciones anteriores documentadas en las facturas o justificantes contables habrán de calcularse y consignarse en la anotación relativa a dichas facturas o justificantes contables.
Las facturas rectificativas deberán ser anotadas en este libro registro con la debida separación.
Se anotarán, una por una, consignándose su número de recepción, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior y así conste en el citado documento, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria, así como la cuota deducible.
Los documentos de facturación se registrarán separadamente uno a uno, aunque:
Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha y de un único proveedor, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA excluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA excluido.
Será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
Libro registro de bienes de inversión.
Deberán llevar este Libro registro los empresarios o profesionales que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión.
En este libro se registrarán:
Los bienes de inversión debidamente individualizados.
Los datos precisos para identificar las facturas y documentos de Aduanas de cada bien.
Por cada bien individualizado se registrará: la fecha del comienzo de su utilización, la prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones.
En los casos de entregas de bienes de inversión durante el período de regularización, se darán de baja del libro registro, anotando la referencia al asiento del Libro registro de facturas emitidas que recoge la entrega, así como la regularización de la deducción efectuada con motivo de la misma.
Las rectificaciones, en cuanto afecten a la regularización de las deducciones por adquisiciones de bienes de inversión, se anotarán en el Libro registro junto a la anotación del bien al que se refieran.
Sólo se efectuará la rectificación de las anotaciones registrales cuando se hubiesen producido errores materiales al efectuar las mismas.
Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
El objetivo de este Libro registro es reflejar la situación de los bienes a que se refieren determinadas operaciones intracomunitarias en tanto no tenga lugar el devengo de las entregas o de las adquisiciones.
Las operaciones que deben anotarse en el Libro registro son:
- El envío o recepción de bienes muebles corporales para la realización de informes periciales, valoraciones y dictámenes sobre los mismos.
- Las transferencias que realice el sujeto pasivo de bienes corporales de su empresa con destino a otro Estado miembro, para afectarlos a las necesidades de aquélla en este último.
- La afectación a las actividades desarrolladas por el sujeto pasivo en el territorio peninsular español e Islas Baleares, de los bienes que ha producido, adquirido o importado en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional en otro Estado miembro.
- Están excluidas del concepto de transferencia de bienes, pero deben incluirse en este registro, los bienes que se envían a otro Estado miembro:
- para realizar sobre los mismos, informes periciales, trabajos o reparaciones y, en general, ejecuciones de obra que deban calificarse de prestaciones de servicios, siempre que después de los mencionados servicios los bienes se reexpidan con destino al sujeto pasivo en el territorio de aplicación del Impuesto.
- para utilizarlos temporalmente en el territorio de ese Estado miembro en la realización de prestaciones de servicios efectuadas por el sujeto pasivo establecido en España.
- para utilizarlos temporalmente en el territorio de ese Estado miembro, por un período que no exceda de 24 meses, cuando la importación del mismo bien procedente de un país tercero para su utilización temporal se beneficiaría del régimen de importación temporal con exención total de los derechos de importación.
- Están excluidas del concepto de transferencia de bienes, pero deben incluirse en este registro, los bienes que se afecten a las actividades desarrolladas por el sujeto pasivo en el territorio peninsular español e Islas Baleares procedentes de su actividad en otro Estado miembro:
- para realizar sobre los mismos, informes periciales, trabajos o reparaciones y, en general, ejecuciones de obra que deban calificarse de prestaciones de servicios, siempre que después de los mencionados servicios los bienes se reexpidan con destino al otro Estado miembro.
- para utilizarlos temporalmente en el territorio peninsular español e Islas Baleares en la realización de prestaciones de servicios efectuadas por el sujeto pasivo establecido en el otro Estado miembro.
- para utilizarlos temporalmente en el territorio peninsular español e Islas Baleares, por un período que no exceda de 24 meses, cuando la importación del mismo bien procedente de un país tercero para su utilización temporal se beneficiaría del régimen de importación temporal con exención total de los derechos de importación.
Datos que deben constar en el Libro registro:
- Operación y fecha de la misma.
- Descripción de los bienes objeto de la operación con referencia, en su caso, a su factura de adquisición o título de posesión.
- Otras facturas o documentación relativas a las operaciones de que se trate.
- Identificación del destinatario o remitente, indicando su número de identificación a efectos del IVA, razón social y domicilio.
- Estado miembro de origen o destino de los bienes.
- Plazo que, en su caso, se haya fijado para la realización de las operaciones mencionadas.
Plazos para las anotaciones registrales
.Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deberán hallarse asentadas en los correspondientes libros registros en el momento en que se realice la liquidación y pago del impuesto relativo a dichas operaciones o, en cualquier caso, antes de que finalice el plazo legal para realizar la referida liquidación y pago en período voluntario.
No obstante, las operaciones respecto de las cuales no se expidan facturas deberán anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos, siempre que este plazo sea menor que el señalado anteriormente.
Las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período de liquidación en que proceda efectuar su deducción.
Las operaciones del Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias deberán anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de inicio de la expedición o transporte de los bienes a que se refieren.
Rectificación de las anotaciones registrales
Cuando se hubiera incurrido en algún error material al efectuar las anotaciones registrales, deberán rectificarse tan pronto se tenga constancia de ello. La rectificación se efectuará al finalizar el período de liquidación mediante una anotación o grupo de anotaciones que permitan determinar, para cada período de liquidación el correspondiente impuesto devengado y soportado.
Presentación de los libros registro de IVA
A diferencia de los libros de contabilidad, que si hay que legalizar en el registro mercantil, los libros de registro del IVA no hay que presentarlos en ningún sitio, ni registrarlos públicamente en ningún organismo oficial.
Los empresarios y autónomos simplemente tienen que llevar su actualización y tenerlos en su poder en caso de que la Agencia Tributaria se los reclame en algún momento.
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Fuente: Agencia Tributaria
