En este artículo veremos nuestro departamento de asesoría fiscal cómo hacer una factura, cuándo es obligatorio emitirla, qué formatos y qué información debe contener. ¡No te lo pierdas!

La norma que regula cómo hacer una factura, es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en vigor desde el 1 de enero de 2013.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento mercantil que refleja la información de una compraventa. Empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios, y a conservar una copia de ellas.

Es el documento mediante el cual se acreditan estas operaciones, y tiene una enorme trascendencia tributaria, ya que sirve para justificar gastos o deducciones, así como para respaldar los ingresos que declaramos.

Por otro lado, la factura puede emitirse en papel o bien en forma de factura electrónica, una modalidad cada vez más utilizada por resultar más fácil de emitir, almacenar, localizar y enviar a las partes implicadas.

¿Cuando es obligatorio emitir una factura?

Lo primero que tenemos que tener claro, tanto si actuamos como empresa o autónomo , es que cada transacción que llevemos a cabo deberá quedar recogida en una factura, salvo contadas excepciones.

La obligación de facturación no acaba con la emisión de la misma, también debemos entregarla a su destinatario y almacenar una copia de la misma. Al igual que debemos guardar las facturas que recibamos de otros empresarios o profesionales.

En concreto, existe obligación de emitir factura en estos supuestos:

Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
Cuando el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
Cuando se trate de entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
Cuando se trate de exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas por establecimientos libres de impuestos).
Cuando el destinatario sea una Administración Publica o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
Cuando se trate de la entrega de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
Cuando se trate de ventas a distancia o entrega de bienes objeto de impuestos especiales realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
En determinados supuestos de inversión del sujeto pasivo del IVA.

Por el contrario, existen algunas excepciones. Estos son los casos en que no estás obligado a emitir factura:

Operaciones exentas de IVA (ten en cuenta que las operaciones exentas de IVA son distintas de las operaciones no sujetas a este tributo), salvo las relacionadas con servicios sanitarios, entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado. Estas últimas sí conllevarán emisión de factura.
Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca. Sí se debe emitir factura por la entrega de bienes inmuebles utilizados en la actividad.
Se debe emitir factura por la entrega de bienes inmuebles utilizados en la actividad.
Las que, con referencia a sectores o empresas determinadas, haya autorizado el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de actividades económicas.

La regla más importante es que estarás obligado a emitir factura siempre que el destinatario sea un empresario o profesional actuando como tal, así como, en cualquier caso, siempre que el destinatario del producto o servicio así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Es más que recomendable no dejar nada al azar y asegurarte de cada caso concreto para no dejar de cumplir con esta obligación siempre que sea necesario.

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Requisitos de la factura: contenido mínimo

Una vez aclarado cuándo emitir una factura, el siguiente paso es saber cómo hacer una factura por primera vez. Este es el contenido de la factura que debe constar siempre en este documento:

Datos del emisor de la factura. Deberás incluir en ella tu nombre y apellidos o nombre de la sociedad, domicilio y NIF o CIF. También puedes incluir un número de teléfono, una dirección de correo, una persona de contacto en caso de duda o incidencia…
Número. La factura debe emitirse numerada de forma correlativa, desde el 1 en adelante durante cada ejercicio fiscal. Se pueden utilizar series separadas si existen razones que lo justifiquen.
Fecha. La factura contendrá el día de expedición de la factura, manteniendo también una relación ascendiente con respecto al número de factura. En otras palabras, la numeración de las facturas debe corresponderse con fechas ascendentes.
Datos del remitente de la factura. En este caso, se trata de los datos del receptor del producto o servicio. Nombre y apellidos (o nombre de la sociedad), dirección y NIF o CIF constituyen la información básica, pero puedes añadir la comentada en el primer punto (datos del emisor).
Concepto. La factura debe ser clara con respecto a lo que justifica. Evita términos vagos y explica con concreción cuál es el servicio prestado o el producto vendido.
Base imponible. Informaremos los importes para el círculo de la base imponible, incluyendo precios de los productos así como cualquier descuento a realizar. Sobre este importe se calculará el IVA correspondiente y, en caso de existir retención, se calculará también sobre este importe.
Retención de IRPF. Se aplica principalmente a profesionales, no siempre es necesaria, y su porcentaje varía en función del caso.
Tipo de IVA y cuota tributaria. Si la operación está sujeta a IVA se debe especificar el porcentaje a aplicar y el importe calculado de la cuota que se repercute.
Importe total. Es la suma de la base imponible, más el IVA/IGIC, y menos la retención del IRPF (si hay).
Forma de pago. Lo habitual es hacerlo a través de transferencia bancaria a la cuenta indicada en la propia factura.

En el caso de la factura simplificada, que sustituye al antiguo ticket, este contenido mínimo es algo más escueto.

Por último, si se trata de una factura rectificativa, debe hacerse referencia de forma expresa e inequívoca a la factura rectificada y a aquello que se modifica.

Se puede conocer la facturación de una empresa

Si tenemos interés por conocer cuánto factura una empresa, (por ejemplo si vamos a firmar un contrato con ella) podemos hacerlo consultando sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Sin embargo, solo están obligadas a realizar este registro las empresas que están constituidas como Sociedad.

Que podemos hacer desde Lam, Asesoría de Empresas, para ayudar a tu empresa o negocio.

Esperamos que esta información haya sido de tu interés. Si eres una empresa y necesitas ayuda o quieres recibir asesoramiento, pueden ponerse en contacto con este despacho profesional y desde nuestro departamento de asesoría fiscal trataremos de solucionar sus dudas.

Además, ponemos a tu disposición el mejor programa de facturación online. Perfecto para que gestiones mejor tus facturas. Es una herramienta indispensable para autónomos y pequeñas empresas.

En Lam, Asesoría de Empresas, S.L. llevamos desde 2002 prestando servicios de Asesoramiento Jurídico, Asesoría Fiscal, Asesoría Laboral y Asesoría Contable-Financiera a Empresas, Pymes y Autónomos.

Fuentes :