Facturación electrónica obligatoria para todas las empresas

Entrada en vigor de la Facturación electrónica obligatoria

La Ley Crea y Crece establece un período de 6 meses desde la publicación de la ley para determinar los requerimientos y para su desarrollo reglamentario por parte de las administraciones implicadas.

Una vez publicadas estas especificaciones, las empresas contarán con distintos plazos de implementación en función de su volumen de facturación:

• Para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, el plazo de implementación es de 1 año una vez aprobado el reglamento técnico.
• Para el resto de las empresas, cuya facturación sea inferior a los 8 millones de euros, el plazo de implementación se amplía a los 2 años tras la aprobación del reglamento técnico.

Requisitos para empresas y autónomos

Respecto a los requisitos tecnológicos, las empresas deberán contar con un programa de facturación electrónica para su gestión; y no sólo en torno a la emisión de facturación electrónica, sino también en su recepción.

A falta de la publicación del reglamento técnico que regule el nuevo sistema de facturación electrónica, la ley contempla las siguientes obligaciones en el sector privado:

• Obligatoriedad de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
• Proporcionar información sobre los estados de las facturas.
• Garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita entre las soluciones o plataformas tecnológicas. Este procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad se determinará reglamentariamente.
• Los receptores de facturas electrónicas no podrán obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
• Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años para los destinatarios. Cuando los destinatarios de éstas hayan dejado de ser clientes de las empresas emisoras, se deberá permitir su acceso durante los 3 años posteriores a la finalización de los contratos.
• Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.

Pero, ¿Qué es la Factura Electrónica?

La normativa reguladora de la facturación electrónica es la siguiente:

• Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.
• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenadora otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos (o cualificados), con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel (consulte aquí nuestra entrada en el blog sobre los certificados digitales).

Si buscamos una definición específica, podemos recurrir al artículo 1 de la Ley 56/2007: “La factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”.

Aunque existen varios mecanismos para garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de una factura, ya sea en papel o en formato electrónico, desde el momento de su expedición hasta el final del período de conservación de la factura, en el caso de la factura electrónica, el uso de la firma electrónica es el más generalizado en España.

En términos generales, el proceso de facturación electrónica lo formarían dos pasos básicos y diferenciados en todo sistema de facturación: emisión y recepción de facturas.

1. En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la factura electrónica (que frecuentemente incluye una firma electrónica) y conserva copia o matriz (la base de datos). Si se conserva la base de datos, no es necesario conservar las copias de los documentos electrónicos firmados.

2. El receptor recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica, o que permita comprobar esta validez transcurrido un tiempo.

Para poder facturar de forma electrónica es necesario tener el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal  o escrito. En cualquier momento, el destinatario que reciba las facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. Así, el proveedor deberá respetar el derecho del cliente.